Portfoliomanagement meistern

Wie überzeuge ich die Organisation sich auf die wenigen wirklich wichtigen Projekte zu fokussieren?

Tim Kremmers
13. November 2025 • Lesen dauert etwa 8 Minuten

“Wir machen zu viel auf einmal - Teams sind überfordert, Ressourcen knapp und nichts geht so richtig voran”
- Abteilungsleiter eines Logistikunternehmens

Viele Führungskräfte haben eine solche Aussage bereits in der einen oder anderen Form geäußert. Doch es fehlt nicht an Einsatz oder an Innovation, sondern an strukturiertem Projektportfoliomanagement.

Projektportfoliomanagement ist für Organisationen entscheidend, weil es strategische Klarheit, Fokus und Effizienz schafft – gerade in Zeiten knapper Ressourcen und hoher Anforderungen. In diesem Spannungsfeld scheitern Organisationen oft daran, die richtigen strategischen Projekte wirksam umzusetzen.

Unsere 3 Schlüssel zum Erfolg:
1. Relevante Projektbedarfe identifizieren
2. Transparenz über Auslastung der Ressourcen schaffen
3. Prioritäten setzen, Entscheidungen treffen und Strategiekonformität sicherstellen

In diesem Artikel erfährst du, wie du Projektportfoliomanagement einsetzt, um dich auf die richtigen und wichtigsten Projekte zu konzentrieren.

Warum Organisationen ihre Ziele nicht erreichen

1. Das Ziel ist bekannt – der Weg dorthin nicht
Organisationen investieren viel Zeit in Strategieprozesse und die Formulierung von Visionen und Zielvorgaben. Die eigentliche Herausforderung beginnt jedoch erst mit der Übersetzung dieser definierten Ziele und Strategien in umsetzbare, konkrete Projekte. Weil vielen Organisationen dieser Übersetzungsschritt nicht gelingt, werden Projekte häufig ad hoc gestartet, getrieben von internen Partikularinteressen, ohne echten strategischen Fit.
Die Folge: Zielvorhaben bleiben durch Fehlallokation von Ressourcen unerfüllt.

2. Zu viele Initiativen - zu wenig Fokus
Wenn „alles wichtig ist“, ist am Ende nichts wirklich wichtig. Ein häufiger Grund für verfehlte Ziele ist die Überfrachtung der Organisation. Zu viele Projekte laufen parallel, oft ohne klare Priorisierung. Das führt zu Ressourcenengpässen, langsamer Umsetzung und geringer Verbindlichkeit.
Die Folge: Organisationen arbeiten sich ab anstatt wirksam voranzukommen. Ziele werden aus dem Blick verloren, weil operative Hektik den Takt vorgibt.

3. Fehlende Transparenz und Steuerung
Oft fehlt ein vollständiger Überblick darüber, welche Initiativen eigentlich laufen, wie sie miteinander vernetzt sind und welchen Beitrag sie zur Strategie leisten. Dadurch entstehen Doppelarbeit und Zielkonflikte zwischen Projekten während die aktive Steuerung durch die Führung zur Unmöglichkeit wird.
Die Folge: Ein hoher Aufwand bei geringem Output bzw. viele Ressourcen für wenig Ergebnis.

👉 Die Lösung: Wer seine Ziele erreichen will, muss lernen, weniger zu tun – aber das Richtige. Portfoliomanagement ist der Schlüssel dazu.

Durch strukturiertes Portfoliomanagement die richtigen Projekte umsetzen: 3 Erfolgsfaktoren

1. Relevante (Projekt-)Bedarfe identifizieren
Viele Organisationen generieren zahlreiche Projektideen, die aus Sicht des Antragstellers wichtig sind. Die Herausforderung ist, die wirklich strategisch relevanten Vorhaben zu priorisieren. Dafür braucht es einen strukturierten Selektionsprozess, der Projekte nach strategischem Fit und Wertbeitrag filtert.

Ergebnis: Projekte werden gezielt als Bausteine der Strategie eingesetzt und liefern messbaren Beitrag zu Unternehmenszielen.

Praxisbeispiel
Ein Kunde litt unter Projektinflation: viele parallele Initiativen führten zu kaum messbarem Fortschritt, brachten die Organisation aber trotzdem an ihre Kapazitätsgrenze. Mit einem Funnel-Prozess, der Projekte nach Strategiepriorität einordnete, entstand Transparenz und eine belastbare Entscheidungsgrundlage zur Initiation und Fortführung von Projekten. Mit Erfolg: Bereits nach kurzer Zeit zeigte sich ein deutlich messbarer Fortschritt in der Umsetzung.

2. Transparenz über Auslastung der Ressourcen herstellen
Ohne Wissen über verfügbare Kapazitäten werden Projekte willkürlich gestartet - das führt zu Überlastung und Verzögerungen. Entscheidend ist hier die reale Auslastung der Mitarbeitenden, weshalb eine Bottom-Up Planung oftmals die richtige Wahl ist.

› Die Erhebung der Auslastung bei den Mitarbeitenden liefert realistische Kapazitätsdaten
› Projektabhängigkeiten werden erkennbar und planbar (Ressourcen, Timelines, Inhalte)
› Engpässe werden frühzeitig identifiziert und können eliminiert werden

Ergebnis: Projekte starten nur bei vorhandenen Kapazitäten - das reduziert Überlastung und erhöht Planbarkeit.

Praxisbeispiel
Die IT-Abteilung eines Kunden war chronisch überlastet und verfehlte regelmäßig Projektziele. Um der Ursache auf den Grund zu gehen, erfassten wir in Workshops laufende und geplante Projekte, bewerteten Aufwand und Abhängigkeiten und visualisierten verfügbare Ressourcen. Es entstand eine datenbasierte Kapazitäts- und Projektübersicht als belastbarer Planungsrahmen. Das Management erkannte die Überlastung und konnte Prioritäten und Verschiebungen ableiten.

Noch heute ist dies die Grundlage für strategische Portfolioentscheidungen, wie z. B. die Priorisierung bestehender Projekte, die Verschiebung von Vorhaben oder eine gezielte Kapazitätserweiterung.

3. Prioritäten setzen, Entscheidungen treffen und Strategiekonformität sichern
Der Kern des Portfoliomanagements liegt in der steuernden Funktion des Portfolioboards. Vor dem Hintergrund der strategischen Priorisierung und Kapazitätssituation bewertet das Board die Initiativen und entscheidet über den jeweiligen Go-/Hold-/Stop-Status.

› Eine designierte Instanz verantwortet die Entscheidungsfindung auf Basis einer transparenten Priorisierungslogik (strategischer Fit, Wert, Machbarkeit)
› Das Board steuert dauerhaft und proaktiv die Kapazitätssteuerung
› Die etablierte Portfolio-Governance-Kultur institutionalisiert die Fokussierung auf Werthaltigkeit und Ressourceneffizienz

Ergebnis: Die Organisation behält jederzeit den Überblick und die Steuerungshoheit über ihr Projektportfolio. Doppelarbeit wird vermieden, Zielkonflikte gelöst und Ressourcen optimal allokiert. Es steigen sowohl Output (Effizienz) als auch Outcome (strategischer Nutzen).

Praxisbeispiel
Aufgrund von Herausforderungen in der Priorisierung seiner mehrjährigen Transformations-Roadmap, erlebte unser Kunde Inkonsistenz und Intransparenz in seiner Ressourcen- und Projektplanung. Als standardisierte Entscheidungshilfe implementierten wir eine Methodik zur Entwicklung einer Priorisierungslogik und führten parallel ein verbindliches Portfolioboard ein. Beide Maßnahmen erzeugten ein neues Commitment für Priorisierungsentscheidungen und machten Steuerung transparent und nachvollziehbar. Als Ergebnis konnte der Kunde sein gesamtes Projektportfolio systematisch neu bewerten, priorisieren und konsequent an den strategischen Herausforderungen ausrichten.

Unser Ansatz: Strategy to Execution - die richtigen Projekte umsetzen

Strategien und Visionen bringen nur dann Nutzen, wenn sie auch zielgerichtet in konkrete Vorhaben übersetzt und wirksam realisiert werden.

Hier setzt das Portfoliomanagement an: Es stellt sicher, dass Organisationen ihre Ressourcen fokussiert auf die strategisch relevantesten Projekte ausrichten – und so Effektivität vor Aktionismus stellen.

Phase 1: Initiale Analyse des Projektportfolios
Eine strukturierte Ist-Analyse erzeugt Transparenz über den Reifegrad des Portfoliomanagements und umfasst:
› Interviews mit Projektleitern und der Führungsebene zur Erhebung von Zielen, Status, Ressourcenbedarf und strategischer Relevanz
› Analyse bestehender Steuerungsmechanismen, Entscheidungsprozesse und Governance-Strukturen

Phase 2: Modularer dreistufiger Portfoliomanagementprozess
Ausgehend vom Reifegrad des bestehenden Portfoliomanagementmodells etablieren wir gemeinsam modular oder vollumfänglich einen wirksamen Portfoliomanagementprozess – von der Strategie bis zur Umsetzung.

Phase 2.1: Demandprozess – strukturierte Projektselektion
Gemeinsam führen wir einen standardisierten Demandprozesses ein, der als Filter und Steuerungsinstrument wirkt, wodurch nur Projekte mit erkennbarem strategischen Beitrag in die Projektpipeline aufgenommen werden:
› Jede Projektidee wird nach einem einheitlichen Verfahren erfasst, bewertet und selektiert
› Bewertungskriterien sind strategischer Fit, Business Value, regulatorische Notwendigkeit, Risiko und Umsetzbarkeit
› Eine objektive Bewertungslogik verhindert Einzelinteressen und ermöglicht nachvollziehbare Entscheidungen

Phase 2.2: Portfoliomanagement & Portfolioboard – Priorisierung und Steuerung
Wir etablieren ein wirksames Portfoliomanagement mit einem zentralen Steuerungsgremium zur strategischen Fokussierung und Steuerungshoheit über alle Projekte:
› Portfolioboard als Governance-Instanz für Go/No-Go, Priorisierung und Ressourcenallokation
› Prio-Logik zur Bewertung anhand strategischer Zielbeiträge, Kosten-Nutzen-Relation und Kapazitätsverfügbarkeit
› Realistische Kapazitätsanalysen, um Überlastung und unrealistischen Roadmaps entgegenzuwirken
› Portfolio-Transparenz zur kontinuierlichen Steuerung laufender Initiativen

Phase 2.3: Bottom-up Planning – realistische Ressourcenplanung
Wir etablieren und verproben ein Bottom-up-Planungskonzept, das eine realistische Kapazitätsplanung aus operativen Bedarfen ableitet und spürbare Verbindlichkeit und messbaren Fortschritt erzeugt:
› Einbindung operativer Einheiten zur Ressourcenverfügbarkeit
› Belastbare Planung von Abhängigkeiten, Aufwänden und Timelines
› Frühzeitige Identifikation von Engpässen und Überlastungen
› Beteiligung der Mitarbeitenden für gesteigertes Commitment

Phase 3: Operative Verankerung & Skalierung
Zur nachhaltigen Nutzung und Einhaltung entwickelter Vorgehensweisen erstellen wir ein Governance-Playbook, führen Schulungen für betroffene Rollen (Board, Owner, Data-Owner) durch und liefern Scorecards für Kapazität und Fortschritt. Mithilfe von Impact-Reports zeigen wir anschließend, wie Portfolioentscheidungen KPIs beeinflussen.

Fazit: Die richtigen Projekte lassen sich mit einem gelebten Portfoliomanagementprozess umsetzen

Für viele Organisationen ist es eine große Herausforderung, sich auf die strategisch relevanten Kerninitiativen zu fokussieren. Ein professionell aufgesetztes Portfoliomanagement ermöglicht es, mithilfe klarer Strategie-Alignment-Mechanismen und etablierten Prozessen die wirklich wichtigen Projekte auszuwählen, priorisiert umzusetzen und konsequent zu steuern. Auf diese Weise werden Ressourcen effizient eingesetzt, Synergien genutzt und der Organisationserfolg nachhaltig gesichert.

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Tim Kremmers
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